Vergaderservice uitvoeren
Je bent er bijna Terug
In goed overleg
Catering

Zó wordt het een succes

  • Peil de beginsituatie: wat weet de student al van deze taak?
  • Vraag de student om de opdracht zelf goed door te lezen: vraag daarna om een samenvatting in eigen woorden.
  • Licht de opdracht toe in hapklare brokken: wees duidelijk over de diverse onderdelen van de opdracht. 
  • Benadruk dan de kritieke onderdelen van de opdracht: leg uit waar de student op zal moeten letten.
  • Wees transparant en open: vertel welke beoordelingscriteria op deze opdracht van toepassing zijn.
  • Geef gelegenheid om vragen te stellen: spreek af op welke manier je terugkijkt op de opdracht. Wie neemt het initiatief?

Begeleiders info

De student:

  • heeft zich op passende wijze op de opdracht voorbereid.
  • heeft zijn/haar werkwijze flexibel en correct op de omstandigheden afgestemd.
  • heeft de vergaderservice van begin tot eind uitgevoerd volgens de bedrijfsrichtlijnen.
  • is tijdens de opdracht te allen tijde bereikbaar; beschikt over een open en toegankelijke beroepshouding.

 

 

 

 

 

Houding tijdens de opdracht

De student:

  • heeft een proactieve en flexibele houding. 
  • kan inspelen op de behoefte en verwachtingen van de interne en externe klant.
  • past passende omgangsvormen toe.
  • toont een actieve en initiatiefrijke (werk-)houding.
  • kan schakelen tussen de verschillende werkomgevingen en werkzaamheden.
  • heeft inzicht in zijn rol binnen het gehele proces en kan situationeel communiceren.
  • overziet de consequenties van zijn handelen op korte termijn.
  • gaat discreet met gevoelige informatie om en voert zijn werkzaamheden zorgvuldig uit.
Situatie

Bij Albeda College vinden verschillende soorten vergaderingen plaats. Een vergadering bestaat uit drie delen: de ontvangst, het verblijf (de vergadering) en het afscheid. Jij zorgt er als facilitair medewerker voor dat alle fasen goed verlopen. De bezoekers hoeven zich dan alleen nog maar bezig te houden met wat er tijdens de bijeenkomst wordt besproken.

Wat moet je doen
  1. Zoek uit hoe de vergaderservice is geregeld. Denk hierbij aan vragen als:
    • Wat moet er allemaal worden geregeld?
    • Wie moeten er worden geïnformeerd. Denk bijvoorbeeld aan de receptie.
    • Hoe wordt de catering geregeld? Wanneer kan drinken en/of eten worden bijgevuld?
    • Hoe worden bezoekers ontvangen? Moeten zij zich registreren? Hoe vinden ze de vergaderruimte?
    • Moeten bezoekers nog uitleg krijgen over het Albeda College?
    • Zijn er pauzes? En moeten daar nog ruimten voor worden ingericht?
    • Hoe ga je om met storingen? Wie wordt er gebeld?
    • Is er na afloop nog iets georganiseerd? Zijn de bezoekers daarvan op de hoogte?
  2. Bereid de service voor een vergadering voor en voer deze uit. Verwelkom de bezoekers. Houd in de gaten of alles naar wens verloopt. Werk gastgericht volgens de bedrijfsrichtlijnen. Zorg dat koffie/thee of overige catering volgens de juiste wijze verlopen.
  3. Blijf beschikbaar totdat de laatste deelnemer is vertrokken. 
Voldoende
  • Je hebt de vergaderservice van het begin van de vergadering tot aan het einde uitgevoerd.
  • Je hebt gastgericht gewerkt volgens de bedrijfsrichtlijnen.
  • Je hebt de koffie/thee en overige catering op de juiste wijze uitgevoerd; je hebt gastgericht en veilig gewerkt.
  • In geval van ingangsmaatregelen heb je deze nauwgezet uitgevoerd; eventuele bezoekersregistratie is op de juiste wijze uitgevoerd. 
60+ min.
**
Alle leeftijden

Hoe ging het?

Opdracht gedaan? Top! Beantwoord de vragen die hieronder staan. We raden je aan om de vragen en je antwoorden te bespreken met je begeleider. Daarna kan je hem aan jezelf mailen.


Gebruik maximaal 140 tekens

Alle vragen ingevuld?

Je kunt de antwoorden mailen; een soort bewijs dat je goed op de opdracht hebt teruggekeken. Stuur de antwoorden altijd naar jezelf. Wil je jouw begeleider of anderen informeren? Je kunt meerdere e-mailadressen toevoegen.

Ja, ik verklaar dat ik deze opdracht ook daadwerkelijk heb uitgevoerd. Met andere woorden: ik heb deze opdracht gedaan. De vragen die ik zojuist heb beantwoord, vormen een goede weergave van mijn ervaringen. In een begeleidingsgesprek, ook als dit pas later bijvoorbeeld op school plaatsvindt, ben ik bereid om mijn antwoorden toe te lichten. Mijn werkbegeleider is op de hoogte gebracht van deze opdracht.