Overleg organiseren en voorzitten

  📧
Overleg organiseren en voorzitten
Je bent er bijna Terug
Zullen we beginnen?
Begeleiding

Zó wordt het een succes

  • Peil de beginsituatie: wat weet de student al van deze taak?
  • Vraag de student om de opdracht zelf goed door te lezen: vraag daarna om een samenvatting in eigen woorden.
  • Licht de opdracht toe in hapklare brokken: wees duidelijk over de diverse onderdelen van de opdracht. 
  • Benadruk dan de kritieke onderdelen van de opdracht: leg uit waar de student op zal moeten letten.
  • Wees transparant en open: vertel welke beoordelingscriteria op deze opdracht van toepassing zijn.
  • Geef gelegenheid om vragen te stellen: spreek af op welke manier je terugkijkt op de opdracht. Wie neemt het initiatief?

Houding tijdens de opdracht

De student:

  • heeft een proactieve en flexibele houding. 
  • kan inspelen op de behoefte en verwachtingen van de interne en externe klant.
  • past passende omgangsvormen toe.
  • toont een actieve en initiatiefrijke (werk-)houding.
  • kan schakelen tussen de verschillende werkomgevingen en werkzaamheden.
  • heeft inzicht in zijn rol binnen het gehele proces en kan situationeel communiceren.
  • overziet de consequenties van zijn handelen op korte termijn.
  • gaat discreet met gevoelige informatie om en voert zijn werkzaamheden zorgvuldig uit.
Situatie

Je zit bij elkaar in overleg. Maar iedereen praat door elkaar en er is niet duidelijk wat er nu eigenlijk besproken moet worden. Aan het einde van het overleg heb je het gevoel dat je beter had kunnen doorwerken. Niet de bedoeling toch? Om een overleg goed te laten verlopen is het nodig dat iemand de leiding neemt. Iemand die zorgt dat niet iedereen door elkaar heen praat en structuur geeft aan het overleg. Een goede voorzitter zorgt er ook voor dat hij de deelnemers van het gesprek activeert. En dat iedereen zich veilig voelt om zich uit te spreken. Kortom een vergadering voorzitten vergt veel behendigheid en tact.

Wat moet je doen
  1. Plan een datum en tijdstip voor een overleg.
  2. Maak een agenda voor het overleg. Vind je dat lastig? Doe dan eerst de opdracht Agenda voor een (werk)overleg opstellen.
  3. Bereid je voor op het overleg. Kijk bijvoorbeeld eens naar dit filmpje.
    Stel vragen zoals:
    • Hoe ik open het overleg? Hoe maak ik het vergaderdoel duidelijk?
    • Hoe leid ik de agendapunten in?
    • Hoe activeer ik de deelnemers van het overleg?
    • Hoe kan ik ervoor zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt?
    • Hoeveel tijd is er voor het overleg? En hoe zorg ik het dat niet uitloopt?
  4. Zit het overleg voor en beantwoord de vragen door op ‘Opdracht afronden’ te klikken.

Wil je om feedback vragen na afloop van deze opdracht? Klik dan hier om iemand uit te nodigen tot het geven van feedback.

Voldoende
  • Je hebt je goed voorbereid over het overleg.
  • Je hebt de agenda tijdig aan je collega’s en leidinggevende(n) verstuurd.
  • Je hebt het overleg voorgezeten.
tot 60 min.
**
Alle leeftijden

Hoe ging het?

Opdracht gedaan? Top! Beantwoord de vragen die hieronder staan. We raden je aan om de vragen en je antwoorden te bespreken met je begeleider. Daarna kan je hem aan jezelf mailen.


Gebruik maximaal 140 tekens

Alle vragen ingevuld?

Je kunt de antwoorden mailen; een soort bewijs dat je goed op de opdracht hebt teruggekeken. Stuur de antwoorden altijd naar jezelf. Wil je jouw begeleider of anderen informeren? Je kunt meerdere e-mailadressen toevoegen.

Ja, ik verklaar dat ik deze opdracht ook daadwerkelijk heb uitgevoerd. Met andere woorden: ik heb deze opdracht gedaan. De vragen die ik zojuist heb beantwoord, vormen een goede weergave van mijn ervaringen. In een begeleidingsgesprek, ook als dit pas later bijvoorbeeld op school plaatsvindt, ben ik bereid om mijn antwoorden toe te lichten. Mijn werkbegeleider is op de hoogte gebracht van deze opdracht.