Telefonie- en receptiewerkzaamheden in kaart brengen

  📧
Telefonie- en receptiewerkzaamheden in kaart brengen
Je bent er bijna Terug
Waarmee kan ik u helpen?!
Hospitality & safety

Zó wordt het een succes

  • Peil de beginsituatie: wat weet de student al van deze taak?
  • Vraag de student om de opdracht zelf goed door te lezen: vraag daarna om een samenvatting in eigen woorden.
  • Licht de opdracht toe in hapklare brokken: wees duidelijk over de diverse onderdelen van de opdracht. 
  • Benadruk dan de kritieke onderdelen van de opdracht: leg uit waar de student op zal moeten letten.
  • Wees transparant en open: vertel welke beoordelingscriteria op deze opdracht van toepassing zijn.
  • Geef gelegenheid om vragen te stellen: spreek af op welke manier je terugkijkt op de opdracht. Wie neemt het initiatief?

Begeleidersinfo

De student:

  • heeft zich op passende wijze op de opdracht voorbereid.
  • heeft zijn/haar werkwijze flexibel en correct op de omstandigheden afgestemd.
  • heeft de voorgeschreven, kritieke onderdelen uitgevoerd. In dit geval, het in kaart brengen van de telefonie- en receptiewerkzaamheden.

 

 

 

 

 

 

 

Houding tijdens de opdracht

De student:

  • heeft een proactieve en flexibele houding. 
  • kan inspelen op de behoefte en verwachtingen van de interne en externe klant.
  • past passende omgangsvormen toe.
  • toont een actieve en initiatiefrijke (werk-)houding.
  • kan schakelen tussen de verschillende werkomgevingen en werkzaamheden.
  • heeft inzicht in zijn rol binnen het gehele proces en kan situationeel communiceren.
  • overziet de consequenties van zijn handelen op korte termijn.
  • gaat discreet met gevoelige informatie om en voert zijn werkzaamheden zorgvuldig uit.
Situatie

Als je achter de balie van de receptie zit, ben je misschien wel de belangrijkste medewerker van het bedrijf. De receptie is het visitekaartje van de locatie. Medewerkers van de receptie van het Maasstad Ziekenhuis zijn, naast de vrijwilligers, het eerste aanspreekpunt voor patiënten en bezoekers. Dat kan ook telefonisch. Het Maasstad Ziekenhuis is 24/7 te bereiken op het algemene telefoonnummer. Hiervoor heeft het Maasstad Ziekenhuis een aparte telefonie-afdeling.

Telefonisten en receptiemedewerkers krijgen vragen over van alles en nog wat. Een gastgerichte houding is onmisbaar. Je kunt dit extra goed doen door de manier waarop je mensen te woord staat, hoe je hun vragen beantwoord en hoe je ze naar de juiste persoon doorverwijst.

Wat moet je doen
  1. De telefonie-afdeling en de receptie zijn samen het aanspreekpunt van het Maasstad Ziekenhuis. Zoek uit welke activiteiten bij de taken van de telefonie en receptie horen.
  2. Breng voor zowel de telefonie-afdeling als de receptie in kaart welke vragen er zoal binnenkomen. Stel vragen zoals:
    • Wie bellen er vooral? Zijn dat externe lijnen of juist intern?
    • Wie stellen de meeste vragen bij de receptie?
    • Waar gaan de meeste vragen over?
  3. Gastvrijheid is onmisbaar op deze afdelingen. Observeer het gedrag van de telefonisten en de receptiemedewerkers om erachter te komen, hoe dit in de praktijk wordt uitgevoerd. Let daarbij onder meer op houding, gedrag, manier van aanspreken, reactiesnelheid en wachttijd. Noteer je bevindingen.
  4. Beantwoord de vragen. Dit doe je door op ‘Opdracht afronden’ te klikken.
Voldoende
  • Je hebt initiatief getoond door over de taken van de receptie en telefonie-afdeling vragen te stellen.
  • Je kunt de belangrijkste vragen die bij deze afdelingen binnenkomen benoemen.
  • Je kunt in je eigen woorden uitleggen hoe gastvrijheid bij de receptie en de telefonie-afdeling in de praktijk worden gebracht.
  • Je hebt tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden gastgericht en volgens de bedrijfsrichtlijnen gewerkt.
60+ min.
***
Alle leeftijden

Hoe ging het?

Opdracht gedaan? Top! Beantwoord de vragen die hieronder staan. We raden je aan om de vragen en je antwoorden te bespreken met je begeleider. Daarna kan je hem aan jezelf mailen.


Gebruik maximaal 140 tekens

Alle vragen ingevuld?

Je kunt de antwoorden mailen; een soort bewijs dat je goed op de opdracht hebt teruggekeken. Stuur de antwoorden altijd naar jezelf. Wil je jouw begeleider of anderen informeren? Je kunt meerdere e-mailadressen toevoegen.

Ja, ik verklaar dat ik deze opdracht ook daadwerkelijk heb uitgevoerd. Met andere woorden: ik heb deze opdracht gedaan. De vragen die ik zojuist heb beantwoord, vormen een goede weergave van mijn ervaringen. In een begeleidingsgesprek, ook als dit pas later bijvoorbeeld op school plaatsvindt, ben ik bereid om mijn antwoorden toe te lichten. Mijn werkbegeleider is op de hoogte gebracht van deze opdracht.